Quando si tratta di scegliere un nuovo corriere per le spedizioni aziendali l’attenzione delle persone coinvolte nelle trattative si concentra spesso quasi esclusivamente sull’analisi delle tariffe che vengono loro proposte dal vettore. 

Comportamento comprensibile e naturale ma che non soddisfa, da solo, le esigenze di un azienda che ha bisogno di servizi di trasporto efficienti.

Tante sono le variabili che dovrebbero contribuire alla scelta del vettore per la propria azienda: partendo dall’analisi dell’ovvio punto di vista economico, bisogna poi essere in grado di valutare quali possono essere le risposte alle proprie esigenze operative, amministrative, di gestione e assistenza.

Da qui la necessità di porsi come prima domanda CHI si dovrebbe occupare all’interno della propria azienda della selezione del vettore.

CHI DEVE FARE LA SCELTA?

Spesso capita di avere come interlocutore aziendale il responsabile amministrativo, altre volte si tratta del responsabile logistico/operativo, in alcuni casi persone che pur non essendo coinvolte direttamente nel processo di preparazione e controllo di gestione, sono quelle che mantengono i rapporti con il vettore in termini di comunicazione e scambio d’informazioni.

In tutti questi casi il problema è simile e antitetico: il ruolo della persona coinvolta nella scelta o è troppo specifico e quindi attento ai soli aspetti che coinvolgono il suo ruolo in azienda, o è troppo generico e quindi non in grado di approfondire le questioni delle tante variabili in gioco.

Per fare un esempio, il responsabile amministrativo vorrà analizzare punto per punto la riduzione dei costi ottenibile con il cambio di vettore, le condizioni di pagamento e tutte le variabili di fatturazione, ma probabilmente sarà poco attento agli aspetti di efficienza operativa e gestionale, o almeno lo sarà di meno rispetto a un responsabile di quel settore e, ovviamente, viceversa.

Ma quali sono, nello specifico, le variabili più importanti da tenere in conto per fare questa scelta in modo efficace?

LE VARIABILI

Prima di tutte vediamo quelle OPERATIVE. Ogni azienda sviluppa esigenze di trasporto ben precise a cui non sempre tutti i vettori sono in grado di dare le stesse risposte in termini di efficienza.

Provo a prendere in considerazione qualche domanda che ci si dovrebbe porre in concreto:

-         Se ho bisogno della presa fissa giornaliera il corriere in esame è in grado di garantirmela e soprattutto a che ora me la può effettuare? Spesso i vettori fanno fatica a garantire un passaggio il più tardi possibile, ognuno di loro a seconda delle loro capacità operative potrà garantirvi un orario di ritiro diverso.

-         Se invece effettuo la richiesta di ritiro spot, solo quando ne ho bisogno, entro che ora la devo effettuare per avere ancora il ritiro in giornata? Vale l’osservazione fatta sopra.

-         La filiale di riferimento del vettore dove si trova rispetto alla sede aziendale? Posso utilizzarla per portare spedizioni che ho potuto preparare solo dopo gli orari di chiamata o ritiro garantiti? E fino a che ora?

-         Ho verificato se il vettore ha mezzi adeguati per ritirare i volumi in partenza con regolarità? Sembra incredibile, ma spesso i vettori saltano i ritiri o li effettuano solo  parzialmente perché utilizzano furgoni standard. Mezzi più grandi, magari con sponda idraulica, come cassonati o motrici e bilici, sono a disposizione solo su prenotazione, è buona cosa sincerarsi se tale servizio sia attivabile in giornata e facilmente contattabile. 

-         Il corriere in esame ha una vocazione di trasporto nazionale o internazionale? Se si hanno prevalentemente spedizioni per l’estero, può non essere una scelta efficiente affidarle a un corriere con una vocazione e soprattutto strutture solo nazionali e, naturalmente, viceversa. 

Anche le variabili riguardanti l’ASSISTENZA hanno un’estrema rilevanza, purtroppo può capitare che qualche spedizione abbia dei problemi, sapere come intervenire e quali strumenti si hanno a disposizione può fare la differenza. Diventa importante verificare:

-         La modalità d’intervento in caso di problematiche sulle spedizioni, il vettore in esame ha un call center di riferimento? In che orari è contattabile? Oppure si fa riferimento alle singole filiali di mittenza e destino ? Ergo si tratta di un’assistenza organizzata o più “artigianale? Ambedue i sistemi hanno i loro pro e contro.

-         Ho un riferimento personale contattabile per le urgenze/emergenze? Normalmente è il commerciale che si rende disponibile per questi casi e può essere una soluzione valida in caso di impossibilità a intervenire con la procedura standard.

-         Il vettore è in grado di supportarmi per la consulenza doganale in caso di spedizioni extra UE? Mi fornisce i moduli da compilare e mi indica quali sono necessari per esportare una determinata merce?

-         Ho un sistema gestionale online con account privato per gestire le spedizioni in maniera professionale, o ancora si fa riferimento a eventuali bolle o ddt cartacei per l’identificazione e il controllo delle spedizioni? Posso richiedere il ritiro online o devo per forza telefonare ? 

-         Ma se ho necessità di far partire diverse spedizioni al giorno devo per forza inserirle manualmente una ad una nel gestionale o c’è la possibilità di semplificare tale operazione?

-         Verificare inoltre la presenza di un sistema di tracking delle spedizioni affidabile e il più possibile con dati aggiornati in tempo reale (non tutti i vettori riescono a garantire la contemporaneità dei dati di transito).

Infine le variabili AMMINISTRATIVE, che potenzialmente possono creare forti attriti e momenti di incomprensione con il fornitore e notevoli perdite di tempo per il cliente.

-         Importante ovviamente stabilire a priori le condizioni di pagamento (a consuntivo, con quale dilazione temporale, RID, RI.BA, ecc ecc), per evitare sorprese più avanti.

-         Gestire subito esigenze particolari per capire se il corriere sarà in grado di farlo, per esempio la necessità di una fattura unica con più centri di costo evidenziati su ogni singola spedizione, o viceversa più fatture per ogni centro di costo. Non tutti i vettori hanno questa flessibilità in sede di fatturazione.

-         Analizzare modi e tempi di gestione delle spedizioni in Contrassegno, ogni vettore ha le sue procedure, in esse possono nascondersi inefficienze, ritardi nella liquidazione dei flussi finanziari e costi supplementari per il cliente.

-         Infine una cosa che ritengo molto importante e che quasi mai nessuno richiede, fatevi dare almeno un facsimile di una fattura del corriere preso in esame, potrete così verificare il grado di trasparenza e la leggibilità di un documento che dovrebbe essere semplice nella sua consultazione e invece quasi sempre non lo è. Spesso si fa veramente fatica a controllare la correttezza degli addebiti, una fattura semplice da consultare e contollare credo sia una variabile molto importante nella lotta a sprechi e errori.

CONCLUSIONE

Senza la pretesa che si tratti di un elenco esaustivo, già tenendo conto di quanto esposto ci si può fare un quadro più completo di come potrà supportarci il vettore che stiamo prendendo in esame. 

I risultati migliori si avranno tanti più saranno i vettori sottoposti a valutazione.

Sul mercato infatti sono presenti numerosissime alternative dedicate al trasporto e ognuna di esse possiede strutture, risorse e competenze che la connotano e profilano in maniera ben definita per rispondere a particolari esigenze. La ricerca del vettore ideale potrebbe essere un’ operazione che richiede pazienza e metodicità, ma trovare il fornitore giusto significherà garantire alla propria azienda servizi efficienti e il miglior compromesso tra qualità e costi.